Modification ou annulation de commande après l'accord du client

Pourquoi une modification après l'accord est un cas à part

Tant que le client n'a pas approuvé, une modification de commande est banale : le graphiste ajuste, publie une nouvelle version, le client décide. Après l'accord, c'est différent. L'atelier a peut-être déjà commandé le textile, numérisé la broderie ou calé la machine. Et surtout, l'accord porte sur un visuel, une quantité et des consignes précis : si l'un des trois change, l'accord ne couvre plus ce que vous allez fabriquer.

Le réflexe dangereux est d'appliquer le changement en silence, « puisque c'est la même commande ». Le réflexe inverse, tout refuser, fait perdre des ventes. Entre les deux, il y a une méthode simple : rendre le changement visible, décider, et garder la trace.

Trois situations, trois réponses

1. La quantité change

Dix polos de plus en taille L ne changent pas le visuel. Mais ils changent le temps de fabrication, parfois le stock de textile, et la quantité qui figurait sur le bon à tirer. Décidez explicitement d'appliquer la nouvelle quantité au travail, et vérifiez que l'échéance tient toujours. Si la quantité baisse après que la fabrication a commencé, la question devient commerciale : qui paie les pièces déjà produites.

2. Le produit ou la personnalisation change

Un autre coloris, une autre taille d'emblème, un texte modifié : le visuel approuvé ne correspond plus. Il faut une nouvelle version et un nouvel accord, même si le client dit « c'est pareil ». Ce n'est pas de la méfiance, c'est la seule façon d'avoir, plus tard, un fichier approuvé qui ressemble à ce qui a été fabriqué.

3. La commande est annulée

Avant le lancement, l'annulation est simple : le travail s'arrête, les liens envoyés au client cessent de fonctionner, le dossier reste consultable. Pendant la fabrication, c'est une exception à traiter par un humain : terminer ou arrêter, facturer ou non, et noter la décision. Ce qu'il ne faut pas faire, c'est laisser le travail disparaître d'une liste sans que personne ne sache pourquoi.

La méthode en quatre temps

1. Détecter. Comparez la commande actuelle à ce qui figurait au moment de l'accord : lignes, quantités, variantes, options de personnalisation. Une adresse de livraison qui change ne concerne pas la fabrication.
2. Montrer. La différence doit apparaître sur le dossier, à l'endroit où l'équipe travaille, pas dans une notification perdue. Tant qu'elle n'est pas traitée, personne ne doit pouvoir lancer ou poursuivre la fabrication sur des bases fausses.
3. Décider. Appliquer le changement (et republier un visuel si le rendu change) ou l'écarter en expliquant pourquoi au client. La décision est prise par quelqu'un qui a vu le dossier, pas par un automatisme.
4. Tracer. Qui a décidé quoi, quand, et sur quelle version. En cas de litige sur une commande personnalisée, c'est cette trace qui compte, pas le dernier email.

Liste de contrôle

• La quantité fabriquée est celle de la commande actuelle, et elle figurait sur le dernier visuel approuvé.
• Toute modification du rendu a donné lieu à une nouvelle version et à un nouvel accord.
• Une annulation pendant la fabrication a été traitée par une personne nommée, avec une décision écrite.
• Les liens de validation envoyés avant l'annulation ne fonctionnent plus.
• Le client a été informé quand un changement a été écarté.

Ce que ProofLivo fait

Quand une commande Shopify change après l'accord (quantités, produits, personnalisation), ProofLivo n'écrase pas le dossier : une revue s'ouvre et l'équipe applique ou écarte le changement. Un changement d'adresse seul ne déclenche rien. Une annulation arrête les travaux non commencés et révoque les liens du client ; pour un travail déjà en fabrication, elle ouvre une exception que l'équipe doit résoudre avant toute autre action. Chaque décision est horodatée et signée dans l'historique du dossier.