Conditions d'utilisation et accord de traitement des données

Partie 1. Conditions d'utilisation

1. Éditeur et contact

ProofLivo est édité par Expert Ecommerce (« nous »). Nous sommes joignables uniquement par email : les questions sur ces conditions, sur l'accord de la partie 2, le support et les données personnelles passent par la même adresse.

Contact : prooflivo@gmail.com

2. Le service

ProofLivo transforme les commandes Shopify qui demandent un visuel personnalisé en dossiers. L'atelier publie des versions numérotées du bon à tirer, envoie au client un lien de validation privé, enregistre la décision sur la version exacte, puis suit le travail à travers ses étapes de fabrication. Les emails de validation et de rappel sont envoyés aux clients pour le compte du marchand.

La trace d'approbation indique quelle version a été approuvée et quand, avec l'empreinte du fichier. C'est une trace de la décision, pas une signature électronique certifiée. Le marchand reste responsable de la vérification des visuels avant fabrication et de sa relation avec ses clients.

Si le marchand active l'approbation automatique à l'échéance, une version restée sans réponse à cette date est considérée comme approuvée. L'échéance est annoncée au client à l'avance, et la décision est enregistrée comme automatique.

3. Compte et accès par Shopify

Il n'existe ni compte ni mot de passe ProofLivo distincts. L'application s'installe depuis l'administration Shopify et les membres de l'équipe s'y connectent par Shopify. Le marchand décide qui, dans son équipe, utilise l'application et avec quel rôle ; il est responsable des comptes Shopify qui y ont accès.

La désinstallation depuis Shopify arrête l'import des commandes et révoque les liens de validation. Le devenir des données est décrit dans la partie 2, à la rubrique « Fin du service et suppression ».

4. Offres et facturation

Les offres, les prix, les volumes inclus et l'essai gratuit sont ceux affichés sur la page Tarifs au moment de la souscription. La souscription et le paiement passent par la facturation Shopify : les montants figurent sur la facture Shopify du marchand.

Le marchand peut changer d'offre ou résilier à tout moment depuis l'application. Lorsque le quota de dossiers est atteint, ou sans abonnement actif, les nouvelles commandes patientent dans une salle d'attente au lieu d'être perdues ; elles sont importées dès qu'une place se libère, ou écartées par l'équipe. Les dossiers existants restent accessibles pour la consultation, la fabrication et l'export.

Les offres et l'essai gratuit sur la page Tarifs

5. Utilisation acceptable

Le marchand utilise ProofLivo pour ses propres commandes et ses propres clients, dans le respect de la loi applicable et des conditions de Shopify. En particulier, le marchand s'interdit de :

• téléverser des fichiers qu'il n'a pas le droit d'utiliser, ou un contenu illicite, notamment un contenu portant atteinte aux droits de tiers ;
• se servir des liens de validation ou des emails pour adresser aux clients autre chose que des messages relatifs à leur commande ;
• tenter d'accéder aux données d'une autre boutique, contourner les contrôles d'accès ou les quotas, ou tester la sécurité du service sans notre accord écrit ;
• perturber le service, par exemple par des requêtes automatisées en masse ou des fichiers conçus pour lui nuire ;
• revendre l'application ou y donner accès à des personnes extérieures à son équipe.

Si un manquement grave met en danger le service, d'autres marchands ou des clients finaux, nous pouvons suspendre l'accès concerné ; nous en informons le marchand par email, en indiquant le motif.

6. Disponibilité et support

Nous faisons en sorte que ProofLivo reste disponible et que les problèmes soient corrigés rapidement, sans garantir un service ininterrompu ni exempt d'erreurs. Une maintenance, un incident chez nos prestataires ou chez Shopify, ou une panne réseau peuvent rendre l'application momentanément indisponible.

Le support est assuré par email, en français et en anglais, sans délai de réponse contractuel.

Les fonctionnalités peuvent évoluer. Si une évolution modifie de façon significative le traitement des données personnelles, l'accord de la partie 2 est mis à jour avant qu'elle ne s'applique.

7. Vos contenus

Le marchand conserve tous les droits sur les fichiers, commentaires et données de commande qu'il apporte dans ProofLivo. Il ne nous concède que l'usage nécessaire au service : stocker les fichiers, générer des aperçus, les montrer au client par le lien de validation et à l'équipe dans l'application, produire les exports qu'il demande.

Le marchand peut exporter ses dossiers à tout moment, y compris après la fin d'un abonnement.

8. Modification des conditions

La version en vigueur est celle publiée sur cette page, datée en haut. Lorsque ces conditions ou l'accord changent, la nouvelle version est publiée ici avant de s'appliquer. Un marchand qui ne l'accepte pas peut désinstaller l'application ; continuer à l'utiliser après cette date vaut acceptation de la nouvelle version.

Partie 2. Accord de traitement des données

Cet accord fixe les clauses exigées par l'article 28 du règlement général sur la protection des données (RGPD), et par les dispositions équivalentes des autres lois de protection des données applicables au marchand, pour les données personnelles que ProofLivo traite pour le compte du marchand.

9. Rôles

Pour les données personnelles de ses clients et des membres de son équipe traitées dans ProofLivo, le marchand est responsable du traitement : il détermine pourquoi les données sont traitées et donne les instructions. Expert Ecommerce est sous-traitant : il ne traite ces données que pour le compte du marchand, afin de fournir le service.

Shopify, sur lequel le marchand exploite sa boutique, traite les mêmes données selon son propre accord avec le marchand.

10. Objet, nature et durée

Objet : la fourniture du service ProofLivo décrit dans la partie 1. Nature : réception des données de commande depuis Shopify, conservation avec les fichiers et les décisions de chaque dossier, affichage à l'équipe et, en partie, au client sur sa page de validation, envoi des emails de validation et de rappel, production des exports, et suppression selon les règles de conservation.

Durée : de l'installation jusqu'à la suppression qui suit la désinstallation, décrite à la rubrique « Fin du service et suppression ».

11. Personnes concernées et données

• Les clients du marchand : nom, adresse email et langue ; références des commandes Shopify et articles commandés avec leurs détails de personnalisation ; fichiers, commentaires et décisions d'approbation (date, version, empreinte du fichier) échangés au sujet de leur commande.
• Les membres de l'équipe du marchand : identifiant utilisateur Shopify, nom affiché, adresse email lorsque Shopify la fournit, rôle et langue dans l'application.
• Les données de commande brutes : les données qu'envoie Shopify, qui peuvent comprendre l'adresse de livraison et un numéro de téléphone, sont effacées dès leur traitement ; un reçu qui n'a pas pu être traité est supprimé au bout de 30 jours, et une commande en salle d'attente ne les garde que le temps de l'attente. En dehors de ces données brutes, ProofLivo ne conserve ni adresse ni numéro de téléphone.

ProofLivo n'a besoin ni de données de carte de paiement ni de catégories particulières de données personnelles (comme des données de santé) ; le marchand ne doit pas en placer dans les fichiers ou les commentaires.

12. Finalités

Les données ne sont traitées que pour créer des dossiers de fabrication à partir des commandes Shopify, partager les visuels avec les clients et enregistrer leurs décisions, envoyer les emails de validation, de rappel et de décision, suivre la production, produire les exports demandés par le marchand, répondre à ses demandes de support et respecter les obligations légales. Elles ne servent jamais à la publicité ni au profilage, et ne sont jamais vendues.

La seule décision automatisée est l'approbation automatique à l'échéance, une règle facultative que le marchand active ; le client connaît l'échéance et peut approuver ou demander une modification avant celle-ci.

13. Instructions documentées

Les instructions documentées du marchand sont ces conditions, les réglages qu'il choisit dans l'application et les actions de son équipe dans l'application. Expert Ecommerce ne traite les données que sur ces instructions, sauf obligation légale contraire ; il en informe alors le marchand au préalable, sauf si la loi l'interdit. Si une instruction lui paraît contraire à la réglementation sur la protection des données, Expert Ecommerce en informe le marchand.

14. Confidentialité du personnel

Seuls les deux associés d'Expert Ecommerce ont accès à l'environnement de production. Ils sont tenus à la confidentialité et n'accèdent aux données des clients que lorsque c'est nécessaire pour faire fonctionner le service, répondre à une demande de support du marchand ou traiter un incident.

15. Mesures de sécurité

Expert Ecommerce applique les mesures techniques et organisationnelles suivantes :

• application et base de données MySQL hébergées par Infomaniak en Suisse, chiffrées au repos, avec des sauvegardes chiffrées ;
• HTTPS pour toute connexion à l'application, aux pages de validation et au stockage des fichiers, et connexion chiffrée vers Google pour l'envoi des emails ;
• fichiers dans un stockage Cloudflare R2 privé, jamais public : chaque affichage passe par des liens signés de courte durée ;
• liens de validation aléatoires, expirables (30 jours par défaut) et révocables à tout moment ;
• jetons d'accès Shopify chiffrés en base ; webhooks Shopify vérifiés par leur signature ; chaque appel à l'application authentifié par un jeton de session Shopify, chaque boutique n'atteignant que ses propres données, et permissions par rôle au sein de l'équipe ;
• un journal des accès : chaque consultation ou export de données personnelles de clients dans l'application est noté et conservé 90 jours ;
• des journaux applicatifs et une piste d'audit sans email de client, ni jeton, ni lien ;
• une conservation courte : données de commande brutes effacées dès leur traitement, fichiers d'export supprimés au bout de 7 jours, fichiers d'un dossier clôturé supprimés au bout de 12 mois ;
• des tests et un développement sur un simulateur Shopify et des bases de données distinctes, sans copie des données clients de production sur les postes de travail ;
• un accès à la production limité aux deux associés, avec des comptes nominatifs, des mots de passe uniques conservés dans un gestionnaire de mots de passe et la double authentification sur les comptes des prestataires.

16. Sous-traitants ultérieurs

Le marchand autorise de manière générale le recours aux prestataires ci-dessous. Avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur, Expert Ecommerce met cette liste à jour ; le marchand peut s'y opposer par email et, à défaut de solution, cesser d'utiliser l'application. Expert Ecommerce reste responsable envers le marchand des traitements réalisés par ses sous-traitants ultérieurs.

Shopify figure dans cette liste par souci d'exhaustivité : le marchand l'utilise déjà selon son propre accord, et ProofLivo en reçoit les données de commande plutôt qu'il ne lui en confie.

17. Transferts internationaux

L'application et la base de données sont hébergées en Suisse, pays que la Commission européenne reconnaît comme offrant un niveau de protection adéquat. Cloudflare et Google sont utilisés selon leurs propres conditions et peuvent traiter des données hors de Suisse et de l'Espace économique européen, comme le prévoient ces conditions. Shopify traite les données selon ses propres conditions avec le marchand.

18. Aide pour les demandes des personnes concernées

Les demandes des clients sont traitées par le marchand, avec l'aide de l'application et la nôtre :

• Accès et portabilité : l'export des données d'un client rassemble dans un fichier ses commandes connues, ses dossiers, ses décisions et ses commentaires. Lorsque Shopify transmet une demande customers/data_request, nous contactons le marchand par email pour que l'export soit produit dans l'application et que le marchand dispose des données sous 30 jours.
• Effacement : lorsque Shopify transmet une demande customers/redact, le nom, l'email et la langue du client sont effacés sur les commandes, les commandes en attente et les webhooks non traités, ainsi que l'adresse de destination des emails qui lui ont été envoyés ; les décisions d'approbation sont conservées sans identité.
• Rectification : les coordonnées du client proviennent de la commande Shopify ; le marchand les corrige dans Shopify et peut nous demander par email de mettre à jour la copie conservée dans ProofLivo.
• Nous transmettons au marchand concerné toute demande qu'un client nous adresse directement, sans y répondre nous-mêmes.

Expert Ecommerce aide aussi le marchand, avec les informations dont il dispose, pour la sécurité, les analyses d'impact relatives à la protection des données et la consultation préalable d'une autorité de contrôle.

19. Violations de données personnelles

Si Expert Ecommerce a connaissance d'une violation touchant les données personnelles du marchand, il en informe le marchand par email dans les meilleurs délais, avec ce qui est connu à ce moment : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées. Il complète ces informations au fur et à mesure et informe également Shopify.

Le marchand, responsable du traitement, décide de la notification à l'autorité de contrôle et aux personnes concernées ; Expert Ecommerce lui fournit les informations nécessaires pour le faire.

20. Fin du service et suppression

Lorsque le marchand désinstalle l'application, l'import des commandes s'arrête et les liens de validation sont révoqués. Les données sont conservées en l'état jusqu'à ce que Shopify envoie la demande de suppression de la boutique, 48 heures plus tard ; toutes les données et tous les fichiers de la boutique, webhooks conservés compris, sont alors supprimés. Le marchand peut exporter ses dossiers avant de désinstaller.

Tant que l'application est installée, les fichiers d'un dossier terminé ou annulé sont supprimés 12 mois après sa clôture, et les fichiers d'export au bout de 7 jours. Des données supprimées de la base peuvent subsister dans les sauvegardes chiffrées de l'hébergeur jusqu'à leur remplacement selon la rotation normale de ces sauvegardes.

Les durées de conservation en détail dans la politique de confidentialité

21. Information et audits

Expert Ecommerce met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations, à commencer par cette page et la politique de confidentialité, répond par email aux questions du marchand et contribue aux audits menés par le marchand ou par un auditeur qu'il mandate, moyennant un préavis raisonnable et dans des conditions qui protègent les données des autres marchands.

22. Acceptation et primauté

Cet accord fait partie des conditions d'utilisation de la partie 1. Il s'applique dès que le marchand installe ou utilise ProofLivo et reste en vigueur tant qu'Expert Ecommerce traite des données personnelles pour son compte. Pour les données personnelles, cet accord prévaut sur la partie 1 en cas de contradiction.